불필요한 회의를 줄이고 효율적으로 일하려면

뛰어난 두뇌를 가진 사람들이 모여 회의를 하면 믿을 수 없을만큼 놀라운 아이디어와 기획안이 나오는 일이 있습니다. 그러나 안타깝게도 대부분의 경우에는 매우 비효율적입니다. 이러한 불필요한 회의를 줄이려면 어떻게 해야할까요?

대개 회사에서는 가장 중요한 자원인 임직원의 시간 사용법에 대해서 무책임하기 쉽습니다. 미국에서 조사한 결과에 따르면, 한달에 열리는 회의의 평균적 횟수는 약 62회였습니다. 매번 1시간 정도의 시간을 사용한다고 보면 정말로 엄청난 손실이 아닐 수 없습니다.

참석자의 73%가 다른 일을 하고 91%가 멍하니 있다고 합니다. 이들의 인건비를 생각해 보면 정말로 막대한 손실이 아닐 수 없습니다.

하지만 이렇게 지루한 회의를 쉽게 없애지 못합니다. 각각의 경우마다 논의할 필요가 있는지 없는지 정확히 판단하기 어렵습니다. 이럴 경우에 아래의 몇가지 질문을 활용하여 판단해보세요.

불필요한 회의를 줄이는데 필요한 질문

지금 처한 상황에 대해 깊게 생각하였는가?

아직 잘 생각하지 않았다면 더 시간을 가지고 전략적으로 생각합시다. 그동안 프로젝트의 범위, 중요한 사항에 대해 고민하고 의미 있는 결과를 얻기위한 행동 계획을 짭시다.

과제를 해결하기 위해서 다른 사람으로부터 정보가 필요한가?

다른 사람으로부터 얻는 정보가 불필요하다면 To-Do 리스트를 다시 작성하고 바로 행동합시다.

과제를 해결하기 위해서 실시간 대화가 필요한가?

관계자들이 모였으면 자료를 설명하고 보는 대신에 해결책을 찾읍시다. 참석자 전원에게 미리 자료를 이메일 등으로 보내고, 모여서는 피드백을 받는 것이 좋습니다.

과제를 해결하기 위해서 만나는 회의가 필요한가?

온라인 채팅으로 질문에 대한 답을 얻을 수 있다면 그걸로 충분합니다. 더욱 심도깊은 대화가 필요한 경우는 전화나 영상회의로도 충분합니다.

위의 4가지 질문을 해보고도 여전히 직접 만나서 커뮤니케이션을 해야한다면 바로 일정을 세우세요. 여기서 주목할 점은 시간을 헛되이 쓰지 않기 위해서는 회의 소집자만 아니라 참석자 모두가 책임감을 가져야 한다는 것입니다.

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