무료 OpenOffice(오픈 오피스) 보다 유료 Office 365 사용하여 비용절약 가능

마이크로소프트 오피스(Microsoft Office)와 거의 동등한 기능을 사용할 수 있는 소프트웨어 오픈 오피스(OpenOffice)는 무료로 공개되어 있습니다.

그래서 유료 제품인 Microsoft Office를 사용하는 것보다 비용이 싸다고 생각하기 쉽습니다.

하지만 오픈 오피스를 도입했던 이탈리아 도시 '페사로'가 Microsoft와 공동으로 조사한 결과는 뜻밖의 결과가 나왔습니다.

유료 상품인 오피스 365(Office 365)를 사용하는 것이 전체적인 운용 비용을 절감하는 것으로 판명되었습니다. 무료가 부가적 사용액으로 인하여 유로 제품보다 전체적 손실이 컸던 결과입니다.

비용절감 : 무료 OpenOffice(오픈 오피스) vs. 유료 Office 365(오피스 365)

'Office 365'는 마이크로소프트 오피스의 온라인 버전입니다. 'Office Web Apps'와 클라우드 환경에서 동작하는 'SharePoint Online', 'Exchange Online', 'Lync Online'과 제휴하여 제공하는 Microsoft의 서비스입니다.

이탈리아 페사로 지방 자치단체는 2011년에 OpenOffice를 도입하였었는데, 2014년에 Office 365로 변경하였었습니다. 유료 제품으로 바꾼 것입니다. 이렇게 무료에서 유료로 갈아타면서 단순하게는 운용비용이 증가했으리라 생각할 수 있습니다. 하지만 자치단체와 Microsoft가 실제로 소비된 비용을 조사한 결과, Office 365를 사용하면서 OpenOffice 시기보다 약 80% 정도 비용을 절약할 수 있었습니다.

오픈오피스를 사용하고 있을 때는 특정 기능에 장애가 있었고, Microsoft Access나 Excel의 일부 기능도 사용할 수 없었습니다. OpenOffice는 Microsoft Office와 완전한 호환성이 없어서 매일하는 작업에서 문제가 발생하곤 했습니다. 시스템 관리자는 매일 300명의 직원에 대하여 개인당 평균 15분을 내어 문제를 해결할 필요가 있었습니다.

즉 작업 시간을 허비하고 생산성이 현저히 저하된 것입니다. OpenOffice를 쓰던 4년간 직원 한명당 비용은 1년에 530.38유로였습니다. Office 365로 변경한 이후 직원 한명당 비용은 1년에 197.49유로까지 떨어졌습니다. 또한 전화 대신에 스카이프(Skype)를 사용하면 111.98 유로까지 내려간다고 합니다.

이렇게 운용 비용을 크게 절약할 수 있었던 이유는 직원들이 마이크로소프트의 작업 환경에 익숙했기 때문입니다. 또한 오피스 365가 기존 Microsoft Office의 여러 파일 형식과 호환성을 갖고 있었기 때문입니다. 무료 소프트웨어 조작 방법을 습득하는데 드는 시간비용 보다 차라리 익숙한 유료 프로그램이 회사의 전체적 손실을 줄인다는 의미입니다.

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